アウトルックを爆速にカスタマイズする方法

Outlook 仕事術 PC

チャットツールやSNSが隆盛を極める現在でも、ビジネスコミュニケーションの主流は電子メールです。
そして、メーラーで最も大きなシェアを持っているのが、皆さんご存じのOutlookです。
私個人は、退職してからめっきり使わなくなってしまいましたが、在職中は、仕事の50%以上がOutlookを用いたメール処理でした。
今回は、Outlookに特化した仕事術の紹介をします。メールの処理速度が速いと、自分も相手も気持ちよく仕事できますよね。

アウトルックを爆速にカスタマイズ

以下の書籍では、Outlookを活用した仕事術を紹介しています。
ショートカットキー、おすすめのセッティング、検索機能の使い方や、フォルダ整理のルールなど、具体的かつ有用なノウハウがつまっている一冊です。

花形Excelと日陰のOutlook

MSのソフトウェアの中では、ExcelやWordのほうが有名ですが、
「Excel、Word、PowerPointではなく、Outlookを使いこなすことが、より大きく生産性向上に寄与する」というのが、本書の重要な着眼点です。

「アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「平均500時間/年間」をアウトルックだけに費やしています。
しかし、アウトルックの確立された時短スキル・ノウハウは公開されていません。そのため、各職場・個人が自己流でアウトルックを活用しているのが現状です。」

たしかに、Excel、Word、PowerPointに比べて、「メールを送受信する」という基本機能かつ主要機能の使用に関しては、Outlookのほうが容易だといえます。
おそらく、上記のユースケースで満足しているユーザーが大半であるため、Outlookの出版物は数が少ないのだと考えられます。
Excel、Word、PowerPointは、「できること」と「やりたいこと」のギャップが生じやすいのに対して、Outlookは、メールの送受信で満足するため、それが生じにくいのです。
そのため、Outlookで利用可能な機能の数々が、見過ごされているのではないでしょうか。
前述の通り、業務時間の多くの割合において用いられるツールですので、局所的な効率改善であっても、全体に与えるインパクトは大きくなります。
よって、Outlookの効率改善には、取り組むに値する理由が十分にあるといえるのです。

Outlookショートカットキーの紹介

本書の前半で取り上げられるショートカットキーは、既知のものが多かったですが(Ctrl+R=返信、Ctrl+F=転送、FCtrl+2=予定表を開くetc.)
後半で取り上げるショートカットキーは、マニアックですが役に立ちそうなものが多かったため、ここでいくつか紹介します。

会議開催=Ctrl+Alt+R

受信メールを選択した状態で、Ctrl+Alt+Rを押すと、受信メールを引用した状態で会議招集通知のメールが作成できます。
会議に参加する機会が多い方は、かなり便利なのではないでしょうか。
ショートカットを使わないと、会議を選択→概要をメールなどからコピぺ→宛先を入力という操作が必要となります。
これが受信メールを起点に一瞬でできるのは、かなり爽快ですね。

標準書式へ統一=Ctrl+Space

コピーアンドペーストを用いてメールを作成する際に、書式が入り混じってしまうことありませんか?
別に読む分には困りはしませんが、見栄えがよくないですよね。かといって、いちいち直すのも面倒です。
そこで、このショートカットを使えば、標準フォントへ一発で変換することができます。

まとめ

これらのショートカットは、知らなくても支障ないですが、覚えておくと仕事のクオリティが底上げできます。
利用頻度の多いツールだからこそ、一つ一つの小さな積み上げが、大きな差を生み出します。
ぜひ本書のノウハウをご活用いただき、効率的で快適なOutlookライフをお過ごしください。

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